Personel özlük dosyası: yasal zorunluluklar
Bir denetimde ya da işten çıkışta “özlük dosyası nerede?” sorusu geldiğinde, dağınık klasörlerde belge aramak istemezsiniz. Özlük dosyası, hem yasal bir zorunluluk hem de bir güvence.
Özlük dosyası, bir çalışana ait tüm resmi belge ve kayıtların tutulduğu dosyadır. İş Kanunu, işverenin her çalışan için özlük dosyası tutmasını zorunlu kılar. Bu dosya, iş ilişkisinin başından sonuna kadar tüm belgeleri içerir ve bir uyuşmazlık durumunda ispat aracıdır.
Özlük dosyasında neler bulunmalı?
- Kimlik ve iletişim bilgileri, nüfus kayıt örneği
- İş sözleşmesi ve varsa ekleri
- Diploma, sertifika ve gerekli belgeler
- SGK işe giriş bildirgesi
- Sağlık raporu ve varsa periyodik muayeneler
- İzin, ceza, ihtar gibi süreç belgeleri
- İşten ayrılma durumunda ilgili belgeler
Kâğıt dosyanın riski
Fiziksel özlük dosyaları kaybolur, eksik kalır, güncellenmez. Bir belge yanlış klasöre düşer; denetimde ya da davada bulunamaz. Üstelik KVKK açısından bu dosyalar kişisel veri içerir ve korunmaları gerekir — bir çekmecede duran dosya bu korumayı sağlamaz.
Dijital özlük yönetimi
Bir İK programında özlük dosyası dijital tutulur: her belge çalışan kaydına bağlıdır, eksik belge görünür, güncellemeler tarihli iz bırakır ve yetki yönetimiyle yalnızca gereken kişi erişir. Denetimde ya da işten çıkışta belge aramak dakikalar değil saniyeler alır.
Özlük dosyası, ihtiyaç duyulana kadar önemsiz görünür; ihtiyaç duyulduğunda ise her şeydir. Onu dijital ve düzenli tutmak, hem yasal uyum hem de gönül rahatlığıdır.
Özlük dosyalarını düzene sokun
Her belge çalışan kaydında, eksikler görünür, erişim yetkiyle. İK modülünü demo’da görün.
Demo randevusu alın →